För en tid sedan kom det fram en person till mig efter ett frukostseminarium om digitala trender som jag hade hållit i. Personen var bekymrad och berättade att en nyanställd mycket uppskattad 20-åring som bidrog med nya idéer och kreativa aspekter kring hur ny teknik kan användas hade slutat. Varför, frågade jag? Hon tyckte de interna systemen var onödigt krångliga och ineffektiva, svarade personen. Den krocken – ung ambitiös person och krångliga och ineffektiva system  –  tror jag inte är sista gången vi ser.

Den digitala utveckling och den omställning vi nu står inför är både en utmaning och möjlighet för dig som arbetsgivare. Hur ser du till att ha interna system som uppmuntrar till delning av kunskap, som inte begränsar utan berikar och som upplevs som mint lika enkla som de system vi använder i vår vardag?

I jakten på att rekrytera, behålla och utveckla de vassaste kompetenserna är de interna systemen helt plötsligt en viktig faktor. Ponera själv att du har att välja mellan företag A och B där lön och förmåner är i stort sätt desamma men A har ett system för tjänster som att logga in, dela kunskap och ansöka om semester medan företag B har olika system för varje tjänst med egna lösenord och säkerhetskrav. Vilket företag vill du arbeta på?

Flera rapporter och undersökningar vittnar om krångliga interna system och den negativa påverkan de har på de anställda. Den genomsnittliga dagliga tidsförlusten av IT-strul för Visions medlemmar är vid självskattning 26 minuter framgår i deras rapport ”IT i välfärdens tjänst”. 26 minuter kan i det exemplet översätta till en lönekostnad på  2,6 miljarder kronor per år. I en undersökning från fackförbundet Unionen framgår att företagen skulle kunna spara drygt 11 miljarder kronor om IT-systemen på arbetsplatserna fungerade bättre och om de anställda fick mer att säga till om när nya system köps in. Med dessa exempel blir det plötsligt allvar.

Skillnaden mellan hur enkelt det är hemma och hur krångligt det kan vara på arbetsplatsen har aldrig varit tydligare. Med vår smarta telefon kan vi styra tekniska prylar i vår omgivning, vi kan e-handla från soffan och vi kan kommunicera med omvärlden i både text, bild och rörligt. Och sen kommer vi till arbetsplasten och det allra enklaste blir helt plötsligt krångligt.

Dagens 20-åringar, som är våra nya kollegor och kunder, ställer helt andra krav på interna system och den digitala arbetsplatsen.  För att möta de kraven måste vi göra den digitala arbetsplatsen lika enkel som det digitala upplevs i privatlivet. Och vi måste utgå från användarens behov. Annars riskerar vi att förlora både kompetens och kunder. Hos personen jag träffade på frukostseminariet har det tyvärr redan hänt.

Håller du med?