Det blir allt vanligare med aktivitetsbaserade kontor. Tanken med det upplägget är att det är arbetsuppgifterna som styr var du arbetar. Arbetssättet och kontorets sammansättning bygger på att man inte har egna fasta platser.

När alla har en bärbar dator och en mobiltelefon uppkopplade på wifi med mjukvara i molnet blir det enklare att vara flexibel. Den fysiska hårdvaran med stationära datorer och telefon och internet med kabel begränsade tidigare flexibiliteten.

Att inte ha samma plats från dag till dag fungerar för många olika roller inte minst administrativa. Men när det kommer till leveransteam, agila team, är det av vikt att de sitter tillsammans varje dag. En viktig del i ett agilt team är att underlätta och främja kommunikationen i teamet. Att sitta tillsammans är därmed en förutsättning. En utvecklare har vanligtvis större krav på dubblaskärmar och kraftfulla datorer vilket gör flexibiliteten mer utmanande.

Ett agilt team behöver:

• Ett eget utrymme
• Sitta tillsammans utan fysiska hinder, det ska vara lätt att se varandras skärmar
• Mycket yta för visualisering och skisser, gärna att alla väggar är white boards
• Tillgång till mötesrum
• Ledord:
  • tvärfunktionellt
  • visualisering
  • transparens

Det aktivitetsbaserade kontoret gör det enklare att hålla ordning och skapar därmed inte merarbete för att lösa sekundära behov. Ett sekundär behov kan vara att man först behöver sortera sina papper för att skapa ordning innan man kan ta del av informationen (primära behovet) i papperna vilket ger merarbete som inte skapar värde för kund. I och med att man inte har egna platser går det inte att samla på sig en massa utskrifter, pärmar och andra fysiska artefakter. Det främjar i sig metoden 5S som är framtagen av Toyota för att skapa ordning och reda på arbetsplatsen. 5S är från början mer framtagen för fysik produktion men den går också att applicera i en kontorsmiljö. 5S: Sortera, systematisera, städa, standardisera, se till att ordningen följs.

Det aktivitetsbaserade kontoret främjar kommunikation, kreativitet och ordning. Låt det inte stå i vägen för leveransen.