Optimera systemet med ett designsystem
Oavsett om vi skalar agilt eller driver ett antal parallella projekt vill vi undvika suboptimering i att flera initiativ ”uppfinner hjulet” eller att vi tappar bort den sammanhållna identiteten och upplevelsen. Vi vill heller inte gå bort oss kring de icke funktionella kraven och vänta med att ”fixa till dem på slutet”. Ett designsystem skapar förutsättningar för att bygga innovation effektivt och omfamna de icke funktionella och regulatoriska kraven och bygga in dem som affärsvärde i designsystemet. Ett exempel på ett icke funktionellt krav är tillgänglighet.
I ett designsystem beskriver vi komponenter, mönster och interaktion både med pixlar, riktlinjer och kod. Ett designsystem är gemensamt och uppdateras på ett ställe men används och utvecklas på flera ställen. Designsystemet ger oss en sanning, i kod. Designsystemet föder produkt/tjänst –produkt/tjänst föder designsystemet. Designsystemet är ett system. Ett system blir aldrig färdigt. Därför trivs designsystemet i en lean-agil kontext. Exempel på publika designsystem att inspireras av är: https://www.lightningdesignsystem.com/ och http://designsystem.morningstar.com/
Optimera systemet som en helhet
Oavsett hur tydlig man är och hur uppdaterad manualer och riktlinjer man har är det lätt hänt att en designer eller utvecklare drar iväg åt ett håll som passar det enskilda initiativet ”här och nu” men inte främjar systemet som en helhet. En framgångsfaktor är att optimera systemet som en helhet, något som projektorganisationer har mycket svårt för att göra men som den Lean-Agil kontexten är riggat för. I SAFe beskrivs det i princip nummer 2 ”Apply systems thinking.”
Ett designsystem är en konkret artefakt som främjar systems thinking och optimering av helheten.
Få alla team att utveckla systemet
När ett agilt team organiserar sig för att utveckla affärs- och kundvärde över tid bör teamet inte bara utgå från kund- och affärsbehov för sin produkt/tjänst. Teamet måste beakta alla behov som organisationen har och alla delar som affären värderar inklusive icke funktionella och regulatoriska krav. Om alla team samlar sig runt ett designsystem och tillsammans utveckla och optimerar systemet får vi det perspektivet. Team utvecklar sin produkt och tjänst men samtidig optimerar teamet systemet som en helhet genom att utveckla designsystemet. När vi beskriver och ”bygger in” icke funktionella och regulatoriska krav i systemet lyfter vi dem från ”måste göra” till faktiskt affärsvärde i fundamentet.
Ett centraliserat designsysstem ger teamen tid till mer innovation och decentraliserad initiativ
När vi skalar agilt ger vi teamen självbestämmande men för att optimera systemet som en helhet behöver vi en viss grad av centralisering. Ett designsystem är ett exempel på centraliserad styrning – som i sig ger teamen tid till mer innovation och decentraliserad initiativ.
Designsystemet behöver ett syfte och en vision
Ser vi designsystemet som en produkt och tjänst behöver vi också ge den en vision och syfte så att team och individer samlas kring och omfamnar idén. Visionen ska bland skapa förståelse för varför det enskilda initiativet behöver stå tillbaka för helhetens bästa. Optimera system som en helhet kan initialt ta längre tid men lönar sig alltid i längden. I en teambaserad kontext med ständig utveckling och lärande istället för projekt med överlämningar och ”start/stop” är det naturligt för de allra flesta att optimera systemet som en helhet före lokal optimering.
Placera systemet i Lean UX Center of Excellence (LUXCE)
SAFe identifierar behovet av att hålla ihop UX-perspektivet när vi skalar agilt och inför begreppet Lean UX Center of Excellence (LUXCE). LUXCE blir naturligt ansvariga för Lean UX och för designsystemet för alla team och tåg. Det ger förutsättningar för en sammahållen upplevelse och en effektiv utveckling. Varje produkt/tjänst behöver ett team som har lite mer ansvar för produkten/tjänsten. Det vi i den gamla världen kallade förvaltning. För designsystemet får LUXCE det uppdraget.
Ett centraliserat designsysstem ger helheten en sammanhållen upplevelse som möter de icke funktionella kraven och ger teamen mer tid till utveckling och innovation. Det är en investering som är lätt att räkna hem.